- La Fondation Universitaire peut accorder des subventions pour favoriser la publication d'ouvrages scientifiques.
- Ces subsides sont destinés à faciliter la publication d'ouvrages scientifiques qui découlent de recherches conduites dans une unité de recherche belge. De même, des subventions iront à des études issues d’un doctorat obtenu dans un établissement de recherche belge ; les noms des membres du jury doivent être mentionnés. Dans le cas d'un ouvrage qui n'est pas issu d'un doctorat, l'unité de recherche belge doit être indiquée. La Fondation Universitaire se réserve le droit de demander confirmation au responsable de l'unité. Les auteurs ou les rédacteurs portent la responsabilité finale en matière de la rédaction et en ce qui concerne la soumission de la demande de subside.
- La Fondation prend uniquement en considération des demandes de subsides destinés à faciliter la publication de travaux originaux, inédits et constituant une contribution réelle à l'avancement des connaissances scientifiques.
- Les monographies doivent satisfaire aux conditions de l'art. 5. Lorsque l'oeuvre découle d’une thèse de doctorat, le texte soumis doit prendre la forme d'une monographie.
- En règle générale les actes de colloques, de congrès etc.. sont exclus des demandes. Des recueils peuvent toutefois être subventionnés à condition qu’une introduction et/ou une conclusion substantielle expose la pertinence scientifique et la cohésion des contributions. Il conviendra de retenir les contributions selon des critères de sélection stricts afin de garantir que toutes soient d’un niveau scientifique élevé. En cas de recueil découlant d’un colloque, il devra être prouvé que le résultat final n’est pas le calque du programme du colloque, mais que par exemple certaines interventions ont été écartées tandis que d’autres sont venues s’ajouter afin de garantir à l’ensemble la meilleure couverture possible de la problématique.
- Exceptionnellement, des traductions d'oeuvres de l’auteur satisfaisant aux conditions de l'article 2, mais ayant déjà été publiées et présentant un niveau de prestige international peuvent être subventionnées. Il doit s'agir d'une traduction dans une langue scientifique internationale et l'ouvrage doit être accepté par un éditeur scientifique de renommée internationale. Des traductions de l'anglais (ou d'une autre langue étrangère) vers le français ou le néerlandais peuvent également être subventionnées s'il est jugé que cela permette de mieux faire connaître la recherche d’un institut de recherche belge.
- Sont exclus du bénéfice du subside :
- les manuels d'enseignement,
- les ouvrages de vulgarisation;
- les réimpressions;
- les index.
- La Fondation ne prend en considération que les ouvrages présentés sous la forme d'un texte parfaitement clair, lisible et définitif, à l’apparat critique homogène (références, bibliographie, index, …). Pour les traductions, c’est le texte source qui sera soumis. La demande sera évaluée sur base des critères d’excellences valables pour les ouvrages scientifiques et de leur rayonnement international.
- Les auteurs sont invités à envoyer deux exemplaires de leur manuscrit (pour les monographies et les recueils) ou de l’œuvre à traduire (pour les traductions) à la Fondation Universitaire. Si disponible les auteurs envoient aussi le fichier PDF (sur clé usb ou par le biais d’un lien internet). La demande doit être accompagnée d'une estimation des frais de production.. Les ouvrages ne peuvent, en aucun cas, être confiés pour impression avant que l'auteur n'ait été informé officiellement de la décision de la Fondation Universitaire. Cette disposition doit permettre à l'auteur d'apporter à son ouvrage les corrections qui seraient proposées comme condition à l'octroi du crédit. Si les corrections n'étaient pas apportées ou si elles étaient jugées insuffisantes, le subside ne pourrait en aucun cas être versé. C'est pourquoi un rapport de révision est demandé aux auteurs qui ont été invités à retravailler leur texte. Le rapport de révision, et -si besoin- la vérification du texte remanié, détermineront la décision d’accorder la subvention.
- Les demandes de subvention doivent être soumises à la Fondation par le biais du système de soumission en ligne, avant le 15 septembre, le 15 janvier ou le 15 avril, pour être évaluées lors de la réunion suivante de la Commission des Publications et Subsides.
- Les demandes de subvention sont soumises à la Commission des Publications et des Subsides, laquelle peut soumettre les manuscrits à l'examen d’experts compétents. La commission décide de l'octroi d'une subvention dont le montant sera communiqué à l'auteur dans les délais habituels.
- Les auteurs de la demande conservent la responsabilité de l'ouvrage subventionné et l'assument seuls envers les tiers. Dans l'ouvrage publié doivent figurer très visiblement : (1) le groupe de recherche appartenant à un établissement belge au sein duquel l'ouvrage a été réalisé; (2) le logo de la Fondation Universitaire accompagné de la mention « Publié avec le concours de la Fondation Universitaire de Belgique ", et ceci soit dans une des trois langues nationales soit dans la langue de l'ouvrage. Le logo de la Fondation peut être transféré en suivant ce lien.
- Après publication, la Fondation Universitaire demande l’envoi de quatre exemplaires de l'ouvrage subventionné. La Fondation doit recevoir la/les factures couvrant la totalité détaillée des frais de production de l'ouvrage. Après le dépôt de ces exemplaires, le secrétariat de la Fondation règle, dans les limites du crédit accordé, les factures détaillées qui lui sont transmises, après consultation du bénéficiaire de la subvention.
- L’auteur s’engage à déposer, à des fins de conservation, l’ouvrage publié dans la base de données bibliographiques (aussi appelée dépôt institutionnel) de l’institution dans laquelle la recherche a été menée, et à ouvrir l’accès à l’ouvrage au public ( en Open Access ) dans le respect du contrat d’édition signé avec l’éditeur. Il veillera autant que possible à inscrire dans le contrat d’édition le droit de donner accès à l’ouvrage dès lors qu’il est épuisé à la vente et que l’éditeur ne le réédite pas.
- Les subsides doivent être utilisés dans un délai de deux ans à partir de la date de l'octroi. Passé ce délai, les sommes demeurées au crédit des bénéficiaires retournent d'office au patrimoine de la Fondation.
- Les documents soumis à la Fondation Universitaire ne sont pas retournés aux auteurs. Par la soumission de la demande les auteurs expriment leur accord avec le règlement.
Octobre 2022
