- De Universitaire Stichting kan subsidies verlenen om bij te dragen in de kosten voor het uitgeven van wetenschappelijke werken.
- De subsidie kan enkel toegekend worden aan werken die aantoonbaar voortkomen uit het onderzoek in een Belgische onderzoekseenheid. Voor werken die voortkomen uit een doctoraatsonderzoek dienen de namen van de juryleden vermeld te worden in de aanvraag. Voor werken die niet voortvloeien uit doctoraal onderzoek dient de onderzoekseenheid te worden vermeld. De Universitaire Stichting kan hiervan een bevestiging van de verantwoordelijke van de Belgische onderzoekseenheid vragen. Het zijn de auteurs of redacteurs die de eindverantwoordelijkheid dragen voor het opstellen en indienen van de subsidieaanvraag.
- Enkel oorspronkelijke, onuitgegeven en wetenschappelijk hoogstaande werken komen in aanmerking.
- Monografieën dienen te voldoen aan de vereisten van art 5. Voor werken voortkomend uit doctoraatsonderzoek dient de voorgelegde tekst te voldoen aan de vereisten van een monografie.
- Verzamelbundels die de neerslag zijn van de bijdragen van colloquia, conferenties, … komen in principe niet in aanmerking. Verzamelbundels kunnen echter wel in aanmerking komen indien de wetenschappelijke relevantie en de samenhang van de bijdragen in een substantiële inleiding en/of conclusie uiteengezet worden waaruit de centrale problematiek blijkt. Daarnaast moeten de bijdragen volgens strikte selectiecriteria opgenomen zijn waardoor het hoog wetenschappelijk niveau van alle bijdragen verzekerd wordt. Indien het verzamelwerk voortvloeit uit een colloquium mag het niet gewoon de verzameling van de bijdragen zijn, maar moet bijvoorbeeld aangetoond worden dat bepaalde bijdragen van het colloquium niet werden opgenomen en andere toegevoegd om een hoogstaande behandeling van de problematiek te verzekeren.
- Uitzonderlijk kunnen ook vertalingen met potentieel grote internationale uitstraling gesubsidieerd worden van zeer hoogstaande reeds verschenen werken van de auteur(s) die voldoen aan de bepalingen van art. 2. Het moet gaan om vertalingen naar een forumtaal waarvan de publicatie reeds aanvaard is door een toonaangevende wetenschappelijke uitgever met internationale erkenning. Ook vertalingen uit het Engels (of een andere vreemde taal) naar het Frans of het Nederlands kunnen gesubsidieerd worden indien geoordeeld wordt dat hierdoor het onderzoek van een Belgische onderzoeksinstelling breder bekend kan gemaakt worden.
- Er worden geen subsidies verleend voor :
- leerboeken,
- vulgariserende werken,
- herdrukken,
- indices.
- De Stichting behandelt slechts werken die ingediend worden in de vorm van een volkomen duidelijke, leesbare en definitieve tekst. Bij verzamelbundels moeten de referenties en de bibliografische gegevens eenvormig zijn. Voor vertalingen wordt de niet-vertaalde tekst ingezonden, die beoordeeld wordt volgens de gangbare criteria van wetenschappelijke werken evenals op basis van de potentiële internationale uitstraling van de vertaling.
- De auteur zendt twee exemplaren in van zijn manuscript (voor monografieën en verzamelbundels) of van het te vertalen werk (voor vertalingen) aan de Universitaire Stichting. Indien beschikbaar, dient de auteur eveneens het pdf-bestand in (op USB-stick of via een internet-link). De aanvraag moet een raming van de productiekosten bevatten. In geen geval mag het werk in druk worden gegeven vóór de auteur officieel de beslissing kent van de Universitaire Stichting. Deze procedure maakt het de auteur mogelijk om in zijn werk de aanpassingen aan te brengen die eventueel als voorwaarde gesteld zijn voor het toekennen van de subsidie. Als met de gevraagde aanpassingen onvoldoende rekening wordt gehouden, kan de subsidie in geen geval worden uitgekeerd. Daarom wordt aan auteurs die hun tekst moeten herwerken een revisierapport gevraagd. Op basis van het revisierapport en het onderzoek van het heringediende werk, wordt besloten of de subsidie wordt toegekend.
- De subsidieaanvragen dienen bij de Universitaire Stichting ingediend te worden vóór 15 september, 15 januari of 15 april door middel van het on-line-indiensysteem, om op de volgende vergadering van Commissie voor Publicaties en Subsidies voor behandeling te worden voorgelegd.
- De subsidieaanvragen worden onderzocht door de Commissie voor Publicaties en Subsidies. Die legt de manuscripten ter beoordeling voor aan bevoegde wetenschappers. Op basis van de beoordelingen beslist de Commissie over het al dan niet toekennen van een subsidie. De aanvragers zullen zo vlug mogelijk op de hoogte worden gebracht van de genomen beslissing.
- De aanvragers dragen de verantwoordelijkheid voor het gepubliceerde werk en nemen deze op tegenover derden. Op een goed zichtbare plaats moeten de volgende elementen duidelijk vermeld worden: (1) de onderzoeksgroep van een Belgische instelling/instituut in de context waarvan het werk gerealiseerd werd; (2) het logo van de Universitaire Stichting met de vermelding "Uitgegeven met steun van de Universitaire Stichting van België" in één van de drie landstalen of in de taal van het werk. Het logo van de Universitaire Stichting kan met behulp van deze link gedownload worden.
- Na publicatie moeten vier exemplaren van het gesubsidieerd werk naar de Universitaire Stichting worden opgestuurd. De Universitaire Stichting moet ook de factuur (of facturen) krijgen met de volledige gedetailleerde productiekosten van het werk. Na onderzoek door de boekhouding wordt het origineel, indien gevraagd, naar de auteur teruggezonden. Na ontvangst van deze vier exemplaren zorgt het secretariaat van de Stichting voor de betaling van de ingediende facturen. Dat gebeurt in samenspraak met de subsidieontvanger en binnen de grenzen van het toegestane krediet.
- De auteur verbindt er zich toe het gepubliceerd werk te deponeren in de bibliografische databank van de instelling waar het onderzoek werd uitgevoerd en binnen de beperkingen van het contract met de uitgever als « Open Access » beschikbaar te stellen. De auteur zal alle inspanningen doen om in het contract met de uitgever te bedingen dat het werk in volledig “Open Access” ter beschikking mag worden gesteld zodra het werk uitgeput is en geen nieuwe uitgave gerealiseerd wordt.
- De subsidies moeten gebruikt worden binnen de termijn van twee jaar die begint vanaf de toekenningsdatum. Na die termijn keert het gereserveerde bedrag terug naar het patrimonium van de Stichting.
- De ingediende documenten worden niet aan de auteur(s) teruggezonden. Door de indiening van de subsidieaanvraag betuigen de auteurs hun akkoord met het reglement.
Oktober 2022
