Procedure:
Een subsidie voor de publicatie van wetenschappelijke tijdschriften kan worden toegekend voor drie jaar. De driejarige periodes zijn : 2020-2022, 2023-2025,... De aanvraag dient te worden ingediend vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan de driejarige periode. Nieuwe aanvragen kunnen ook ingediend worden in de loop van de driejarige periode, volgens de modaliteiten beschreven in het reglement.
Procedure voor het indienen van aanvragen:
Stap 1
De aanvraag wordt ingediend door een persoon namens de directie van het tijdschrift. Dit kan bv. de voorzitter of de secretaris zijn van het redactiecomité, … Deze persoon wordt verder “de aanvrager” genoemd”.
Vooraleer een eerste maal een aanvraag te kunnen indienen, dient een toekomstige aanvrager zich te registreren (een account aan te maken).
Daarop zal deze vanwege de Universitaire Stichting een e-mail met een gebruikersnaam en een éénmalige login ontvangen waarmee het paswoord gepersonaliseerd kan worden.
Vanaf dat ogenblik kunnen aanvragen ingediend worden.
Stap 2
Eens ingelogd: kiest de aanvrager onder het menu 'Een subsidieaanvraag indienen' voor de optie 'Wetenschappelijk tijdschrift’.
Stap 3
De aanvrager vult het aanvraagformulier in en voegt de gevraagde documenten elektronisch (pdf-bestanden) toe.
Om het de aanvrager gemakkelijk te maken, bestaat de mogelijkheid de aanvraag tussentijds op te slaan om ze op een later tijdstip verder af te werken.
De aanvrager wordt aangeraden zijn aanvraagformulier tussentijds nu en dan op te slaan, om te vermijden dat alles moet herbegonnen worden bij een verkeerde manipulatie. (Aanvragen in "draft" zullen na meer dan één jaar uit het elektronisch systeem verwijderd worden.)
Om de aanvraag bij de Universitaire Stichting in te dienen, klikt men op 'Indienen'. Dan heeft de aanvrager een laatste gelegenheid om de aanvraag na te zien en eventueel aan te passen, en dient daarna op “Indienen “ te drukken. Dan kunnen de gegevens van de aanvraag niet meer gewijzigd worden. Mocht de aanvrager a posteriori toch nog een aanvulling of correctie willen doorvoeren vóór de deadline is verstreken, dient hij contact op te nemen met een medewerker van het secretariaat.