Procedure:
Jaarlijks zijn er drie perioden waarin een aanvraag voor subsidie ingediend kan worden.
Deze drie perioden worden afgesloten respectievelijk op 15 september, 15 januari en 15 april.
Inzendingen die ons bereiken na die data worden automatisch verschoven naar de volgende periode.
De aanvragers dienen hun aanvragen vroeg genoeg in te dienen zodat de werken kunnen beoordeeld worden door de referees aangesteld door de Universitaire Stichting en zodat de opmerkingen van de referees door de auteurs in aanmerking kunnen genomen worden, zoals bepaald in het reglement. Het is niet nodig te wachten tot de definitieve onderhandelingen met een uitgever voleindigd zijn. Normaal vergadert de Commissie Publicaties en Subsidies driemaal per jaar: in februari, mei en oktober. Voor aanvragen die tijdig voor een bepaalde vergadering ingediend zijn, worden de referees aangeduid tijdens de vergadering. Op de volgende vergadering worden dan de evaluaties besproken en een beslissing genomen over de toekenning van een subsidie.
Een aanvraag om een deel van gedane kosten te recupereren voor een reeds gepubliceerde monografie of verzamelwerk of voor een dergelijk boek in productie, is dus onontvankelijk.
Let op: Voor werken voortkomend uit doctoraatsonderzoek dient de voorgelegde tekst te voldoen aan de vereisten van een monografie. De tekst van de doctoraatsthesis zelf is onontvankelijk.
Procedure voor het indienen van aanvragen:
Stap 1
Eén van de auteurs fungeert als 'aanvrager' en dient de aanvraag in namens alle auteurs.
Vooraleer een eerste maal een aanvraag te kunnen indienen, dient een toekomstige aanvrager zich te registreren (een account aan te maken).
Daarop zal deze vanwege de Universitaire Stichting een e-mail met een gebruikersnaam en een éénmalige login ontvangen waarmee het paswoord gepersonaliseerd kan worden.
Vanaf dat ogenblik kunnen aanvragen ingediend worden.
Stap 2
Eens ingelogd: kiest de aanvrager onder het menu 'Een subsidieaanvraag indienen' voor de optie 'Wetenschappelijk werk in boekvorm'.
Stap 3
De aanvrager vult het aanvraagformulier in en voegt de gevraagde documenten elektronisch (pdf-bestanden) toe.
Om het de aanvrager gemakkelijk te maken, bestaat de mogelijkheid de aanvraag tussentijds op te slaan om ze op een later tijdstip verder af te werken. De aanvrager wordt aangeraden zijn aanvraagformulier tussentijds nu en dan op te slaan, om te vermijden dat alles moet herbegonnen worden bij een verkeerde manipulatie. (Aanvragen in "draft" zullen na meer dan één jaar uit het elektronisch systeem verwijderd worden.)
Om de aanvraag bij de Universitaire Stichting in te dienen, klikt men op 'Indienen'. Dan heeft de aanvrager een laatste gelegenheid om de aanvraag na te zien en eventueel aan te passen, en dient daarna op “Indienen “ te drukken. Dan kunnen de gegevens van de aanvraag niet meer gewijzigd worden. Mocht de aanvrager a posteriori toch nog een aanvulling of correctie willen doorvoeren vóór de deadline is verstreken, dient hij contact op te nemen met een medewerker van het secretariaat.
Stap 4
De auteur zendt twee exemplaren in van zijn manuscript (voor monografieën en verzamelbundels) of van het te vertalen werk (voor vertalingen) aan de Universitaire Stichting. Indien beschikbaar, dient de auteur eveneens het pdf-bestand in (op USB-stick of via een internet-link of in de sectie Bijkomende opmerkingen).