Procédure :
Chaque année, il y a trois périodes au cours desquelles des demandes de subvention peuvent être soumises.
Ces trois périodes se terminent le 15 septembre, le 15 janvier et le 15 avril.
Les demandes qui nous parviennent après ces dates sont automatiquement transférées à la période suivante.
Les demandeurs doivent soumettre leurs demandes suffisamment tôt pour que les manuscrits puissent être évalués par les referees de la Fondation Universitaire et que les commentaires des referees puissent être pris en compte par les auteurs, comme prévu dans le règlement. Il n'est pas nécessaire d'attendre que les négociations finales avec un éditeur soient terminées. La Commission des Publications et des Subsides se réunit normalement trois fois par an : en février, mai et octobre. Pour les demandes soumises à temps pour une réunion particulière, les referees seront nommés lors de la réunion. Lors de la réunion suivante, les évaluations sont ensuite discutées et une décision est prise quant à l'attribution d'une subvention.
Une demande de subside pour récupérer une partie des frais de publication pour une monographie ou un recueil déjà publié ou un tel livre en cours de production, est donc irrecevable.
ATTENTION : si l'ouvrage découle d'une thèse de doctorat, le texte de la thèse n'est pas acceptable. L'ouvrage soumis doit avoir la forme d'une monographie.
Procédure pour introduire une demande :
Étape 1
Un des auteurs agit en tant que « demandeur » et soumet la demande au nom de tous les auteurs.
Avant de pouvoir soumettre une demande 'en ligne', le demandeur doit s'enregistrer (créer un compte).
La Fondation Universitaire lui enverra un e-mail avec un nom d'utilisateur et un identifiant unique avec lequel le mot de passe peut être personnalisé.
A partir de ce moment, une demande peut être soumise.
Étape 2
Après 'log in' : le demandeur choisit l'option « Travail scientifique sous forme de livre » dans le menu « Soumettre une demande ».
Étape 3
Le demandeur remplit le formulaire de demande et ajoute les documents exigés (fichiers pdf). Afin de faciliter la tâche du demandeur, il est possible d'enregistrer la demande en cours de procédure et de la finaliser plus tard. Le demandeur a ainsi l'occasion de vérifier et de modifier ces données avant de soumettre définitivement la demande. Il est conseillé au demandeur d’enregistrer de temps en temps le formulaire, afin d'éviter de devoir tout recommencer en cas de mauvaise manipulation. (Les demandes en "draft" seront écartées du système électronique après une année.)
Pour soumettre la demande à la Fondation Universitaire, cliquez sur le bouton « SOUMETTRE ». Le demandeur a alors une dernière possibilité d’examiner la demande et, le cas échéant, de l’ajuster. Si le demandeur clique ensuite sur «Soumettre», les données de la demande ne peuvent plus être modifiées. Si, par la suite, le demandeur souhaite ajouter un supplément ou introduire une correction avant l'expiration du délai, il devra contacter la Fondation Universitaire.
Étape 4
Les auteurs sont invités à envoyer deux exemplaires de leur manuscrit (pour les monographies et les recueils) ou de l’œuvre à traduire (pour les traductions) à la Fondation Universitaire. Si disponible les auteurs envoient aussi le fichier PDF (sur clé usb ou par le biais d’un lien internet ou dans la section Remarques).