Procedure:
Subsidieaanvragen voor wetenschappelijke artikelen (met betrekking tot page charges en/of article processing fees, taalkundig nazicht, illiustraties) kunnen heel het jaar door ingediend worden.
De subsidieaanvragen worden door de leden van een werkgroep van de Commissie Publicaties en Subsidies continu behandeld, in overleg met de hele commissie en eventueel met consultatie van bevoegde wetenschappers.
Het is belangrijk de aanvraag tijdig in te dienen (het is niet nodig te wachten tot het artikel door het tijdschrift aanvaard is) zodat de vermelding van een eventuele subsidie van de Universitaire Stichting in het gepubliceerde artikel nog mogelijk is.
Omwille van de beperktheid van het budget, is de subsidie die aan een artikel kan toegekend worden, evenals de subsidie die aan eenzelfde onderzoeksgroep per jaar kan toegekend worden, beperkt.
Om een aanvraag in te dienen gaat u als volgt te werk:
Stap 1
Eén van de auteurs fungeert als 'aanvrager' en dient de aanvraag in namens alle auteurs.
Vooraleer een aanvraag te kunnen indienen, dient een toekomstige aanvrager zich te registreren (een account aan te maken).
Daarop zal deze vanwege de Universitaire Stichting een e-mail met een gebruikersnaam en een éénmalige login ontvangen waarmee het paswoord gepersonaliseerd kan worden.
Vanaf dat ogenblik kan een aanvraag ingediend worden.
Stap 2
Eens ingelogd: kiest u onder het menu 'aanvraag indienen' voor de optie 'Wetenschappelijk artikel'.
Stap 3
De aanvrager vult het aanvraagformulier in, voegt de gevraagde documenten (pdf-bestanden) toe en klikt op 'indienen'. Om het de aanvrager gemakkelijk te maken, bestaat de mogelijkheid om de aanvraag tussentijds op te slaan om ze op een later tijdstip verder af te werken. De aanvrager wordt aangeraden het aanvraagformulier tussentijds nu en dan op te slaan, om te vermijden dat alles moet herbegonnen worden bij een verkeerde manipulatie. (Aanvragen in "draft" zullen na meer dan één jaar uit het elektronisch systeem verwijderd worden.) Om de aanvraag bij de Universitaire Stichting in te dienen, klikt de aanvrager 'indienen' aan.
Nu heeft de aanvrager een laatste gelegenheid om de aanvraag na te zien en eventueel aan te passen, en dient daarna op “Indienen “ te drukken. Dan kunnen de gegevens van de aanvraag niet meer gewijzigd worden. Mocht de aanvrager a posteriori toch nog een aanvulling of correctie willen doorvoeren, dient hij/zij contact op te nemen met een medewerker van het secretariaat.